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| Revision 1 |
| Date: 08 February 2022 |
| Approved on:08 February 2022 |
1.1 PURPOSE AND CONTENT
Ethical code of Phoenix International S.p.A (hereafter only “Phoenix” or “Company”) aims to establish the rules that regulate ethical behaviour of all emploees and shareholders while carrying out their own daily work.
It expresses the set of values and principles of conduct which inspire the activity of institution.
It recommends, promotes or forbids behaviours reminding their observance by internal members of the Company.
It informs external parties on principles of corporate ethics that the Company recognizes as its own ones and reminds their observance by its interlocutors (both internal and external to the Company).
It establishes sanctions commensurate with the seriousness of the committed infractions and represents a valid code of conduct to expand consciousness and awareness on the company policy by employees.
All principles here expressed, based upon check of compatibility with the nature and way of each relationship, will be extended to the existing relationships between Phoenix and its own contractors, subcontractors, suppliers, consultants, employees, partners and paid and not paid interns, according to the in force legislation.
The Code has been well diffused internally by posting it in an accessible place to all workes, published and downloadable from the company website and is available to all interlocutors of the company.
The Company has committed to underlining the observance of regulation of the present Code in all economic relationships.
1.2 Relation with stakeholders
The Code in particular aims to lead the company conduct to cooperation and to confidence in stakeholders, that is to say those categories of individuals, groups and institutions, whose contribution is necessary to realize the company mission and/or whose interests are directly or indirectly influenced by Phoenix business.
A personal commitment to respecting laws, honesty, transparency and loyalty to the Company is requested.
1.3 The value of company reputation and reliability
Reputation and reliability constitute fundamadental intangible resources. The good reputation and reliability of the company facilitate investments, relationships with local institutions, customers loyalty, expansion of human resources, honesty and reliability fo suppliers.
While carrying out normal business activity, not ethical behaviours compromise trust relationship between the Company and its stakeholders. For this purpose, unethical behaviours facilitate the base of an hostile and not transparent conduct towards Phoenix, or rather behaviours of anybody, individuals or organizations, belonging to or in external collaboration with the Company, that try to obtain an undeserved advantage or interest for himself, for Phoenix or for a subsidiary company.
Unethical behaviours are those that both violate legislation and are contrary to internal regulation and procedures.
1.4 Contractual Value of the Code
Observance of the rules of the Code has to be considered as essential part of contractual obligation of employees according to Clause 2104, 2105 and 2106 of civil code.
A serious and persistent violation of rules of the Code betrays trust relationship with the Company and can lead to disciplinary actions and damage compensations, considering the fact employees has to respect procedures according to Clause 7 of law 300/1970 (Workers’ Statute) and to collective labor agreements.
1.5. Updating the Code
The Code can be modified and integrated with deliberation of board of directors, considering also suggestions and considerations of supervisory board.
This Ethical Code is organized in five parts:
part i is dedicated to general regulations, that define nature, implementation sectors and addressees of the Ethical Code;
part ii explains relevant ethical principles, that it to say those values considered fundamental for the Company to which all addressess have to conform to and be inspired to pursue goals of the Company;
part iii dictates conduct rules, to which those who work in Phoenix have to conform to while carrying out their own activities;
part iv is referred to inner procedures of implementation and control of the ethical code;
parte v establishes ways of adoption and updating of ethical code.
Clause. 1 – Nature of Ethical Code
1. This Ethical Code (hereafter only the “Code”) has been written, according to legislation n. 231 dd June 8th 2001, to define , together to Form of Organization, Management and Control, a set of measures and procedures to reduce the risk of committing crimes inside company organization.
2. The Code is also adopted to assure that ethical principles, on basis of which Phoenix operates, are clearly highlighted as an essential foundation of corporate culture and behaviour.
They should inspire activity of all those who work for the Company, always taking in consideration the roles, funtcions and resposabilities entrusted to themto realize corporate purpose.
Clause. 2 – Scope of Application and Addressees
1.This Code applies to all subjects defined as “Addressees”
2. The following cathegories are defined as “Addresses” and therefore have to comply with regulations of this Ethical Code in the parts applicable to them :
employees;
managers;
administrators;
all those who, directly or indirectly, permanently or temporarily, work for the Company (in particular external collaborators and consultants)
Clause. 3 – Legality and Responsibility
1. In carrying out the corporate mission, the behaviour of all addressess of this Code has to be inspired by the ethics of responsibility. The Addressees have to know and comply with laws and rules in force in all countries where Phoenix operates. In no case the interests of the Company may be pursued and realized violating legislation.
2. At the same time, the Company has commited to constantly train and become the Addresses aware of the regulations of the Ethical Code and its resulting sanctions.
Clause. 4 – Principle of loyalty
1. The Company has established a relation of mutual trust and loyalty with each Addresse who works for its company. Therefore, compliance with the rules of this Ethical Code has to be considered by the Addresses as an essential part of their corporate obligations.
2. In particular, as regards the duty of loyalty, it is forbidden for employees to:
have employment relationships, consultancy assignments with third parties during the persistence of the contractual relationship, if these are incompatible with the activities carried out on behalf of Phoenix, unless the Company has authorized them in writing;
carry out incompatible activities with their official duties or in any case contrary to the interests of the Company.
carry out activities that are incompatible with their official duties or in any case contrary to the interests of the Company.
svolgere attività incompatibili con i propri doveri d'ufficio o comunque contrarie all'interesse della Società.
carry out activities that are incompatible with their duties of office or otherwise contrary to the interests of the Company.
svolgere attività incompatibili con il proprio incarico o comunque contrarie all'interesse della Società.
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have employment relationships, consultancy assignments with third parties during the persistence of the contractual relationship, if these are incompatible with the activities carried out on behalf of Phoenix, unless the Company has authorized them in writing;
avere rapporti di lavoro, incarichi di consulenza con terzi durante la persistenza del rapporto contrattuale, se incompatibili con le attività svolte per conto di Phoenix, salvo che la Società non li abbia autorizzati per iscritto;
have employment relationships, consultancy assignments with third parties during the persistence of the contractual relationship, if these are incompatible with the activities performed on behalf of Phoenix, unless the Company has authorized them in writing;
avere rapporti di lavoro, incarichi di consulenza con terzi durante la persistenza del rapporto contrattuale, se incompatibili con l'attività svolta per conto di Phoenix, salvo che la Società non li abbia autorizzati per iscritto;
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Clause. 5 – Value of the person
1. The Company supports the use of human resources that respects and enhances individual characteristics, protects diversity and is mainly based on the use of dialogue and listening in order to promoting their development and professional growth.
2. All Addresses of this Code, pursuing corporate purposes, must respect the dignity of people and their private sphere. Harassment and offenses of any kind are not tolerated. They must also maintain a climate of mutual respect within the company.They must also maintain a climate of mutual respect within the company.
Devono inoltre mantenere un clima di rispetto reciproco all'interno dell'azienda.
Furthermore, they must maintain a climate of mutual respect within the company.
Inoltre, devono mantenere un clima di rispetto reciproco all'interno dell'azienda.
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Clause. 6 – Honesty, loyalty and cooperation
1. Honesty, loyalty and cooperation are core principles for Phoenix.
2. The Addressees of this Code have to carry out their activities in compliance with the principles of conduct indicated. The principle of honesty implies respect for the rights, also in terms of privacy and opportunities, of all subjects who are involved in work and professional activities. Phoenix therefore has committed to acting equitably and impartially, adopting the same behavior towards all interlocutors with whom it comes into contact, considering also the different forms of relationship and communication required by the nature and institutional role of the various interlocutors.
3. In internal and external relations, the Company requires that no harassing behaviors occur aimed at:
creating a hostile work environment;
interfering unjustifiably with the work of others;
creating obstacles / impediments to the professional growth of others.
Clause. 7 – Impartiality and the principle of non-discrimination
1. In relations with its internal and external interlocutors, the Company commits to avoiding any discrimination concerning:
age, sex, sexual orientation, health status, disability, language, ethnicity and nationality;
personal, political, philosophical or religious beliefs;
possible adhesion or not to a trade union association; possible withdrawal from the same.
Clause. 8 – Conflict of interest
1. By conflict of interest we mean:
any situation in which the pursuit of personal interest is contrast with the interest or corporate purposes;
any situation in which each Addresse may gain an advantage or an undue profit from opportunities that may occur while carrying out their business activities.
2. The Addressees of this Code has always to act avoiding situations or activities in which they are or may appear to be in conflict of interest.
3. In case that a Addressee is in a situation of conflict of interest, he must refrain from taking or taking part in decisions/deliberations relating to the subject of the conflict, expressly declaring his situation.
Clause. 9 – Health and safety
1. The Company commits to scrupulously comply with the health and safety regulations, as well as to apply them within the workplace.
2. The Company, in order to preserve the health, safety and physical integrity of the Addressees, committs to strengthen and disseminate the culture of safety, developing greater awareness of risks and promoting responsible behaviors.
3. Phoenix ensures the best cooperation from its collaborators and employees towards the Manager of the Prevention and Protection Service and anyone who wants to inspect and control its work facilities.
Clause. 10 – Environment and sustainable development
1.Phoenix commits to act in compliance with current environmental protection regulations. The Company is environmental issues oriented, therefore:
applies the best available technologies, minimizing the environmental impacts caused, directly or indirectly, by the activity of its production plants;
develops its activities, optimizing the use of natural resources;
preserves the surrounding environment by adopting eco-efficient technologies.
2. The Company requires that the Addressees of this Code, involved in operational processes that may have environmental repercussions, carry out their work conscientiously and in compliance with the regulations in force.
Clause. 11 – Confidentiality of information
1. Phoenix, aligning with the personal data protection requirements provided by the European Regulation 2016/679 ("Gdpr"), by Legislative Decree 30/06/2003 n. 196 ("Privacy Code") as amended and supplemented by Legislative Decree 101/2018, and subsequent amendments and additions, guarantees that the processing of personal data and confidential information, collected and stored by the Company, is aimed exclusively at carrying out the purposes related to its business.
2. The addressees of this Code commit to act in compliance with the Company's data security policy prepared by the Company and to protect the confidentiality of the personal data collected and processed.
Clause. 12 – Protection of company assests
1. In order to carry out their duties, each Addressee is entrusted with assets, both physical and intangible, and resources, tangible or intangible, for which he is directly and personally responsible.
2. In fact, company assets must always be used in compliance with the laws in force, with this Code and with the needs of functionality and efficiency, as well as with diligence and with a responsible conduct and protection of the same, avoiding that third parties can make improper use.
3. It is forbidden, through the information systems, to interfere with one's own productivity or that of others, or to access websites unrelated to the work activity.
4. In order to protect intellectual and industrial property, the Company also requires that each Addressee respect the confidentiality of the strategic choices adopted by the Company and of the scientific, productive and commercial know-how of the same.
Clause. 13 – Protection of the name and logo
1. The Addressees of this Code of Ethics have not to commit actions able to endangering or compromising the values, image and good name of the Company.
2. All Addressees are also required to avoid any use of the Phoenix name and logo in ways that do not comply with the corporate purposes and that in any case may damage the prestige and good name of the Company.
Clause. 14 – Gifts, giveaways and benefits
1. Phoenix, in pursuit of its business purposes, believes that the set of ethical principles and values expressed in this Code should inspire the activity of all those who work in the Company. Therefore, employees cannot in any way request, accept and/or offer gifts, giveaways and benefits from/to third parties in order to gain or grant an advantage.
2. The Company, on the other hand, admits the possibility of receiving or offering gifts or benefits of modest sum in accordance with commercial usage, which are not able to influence the judgment and actions of employees and/or third parties.
Clause. 15 – Efficiency
1. The principle of efficiency requires that in every work activity the cost-effectiveness of the management of the resources used in the performance of business processes is achieved and the commitment is made to offer adequate services with respect to the needs of customers and according to the most advanced standards.
2. Phoenix commits to constantly guarantee the effectiveness and efficiency of business processes, through the implementation and compliance with programs for the continuous improvement of the quality of the services provided through the adoption of technological and organizational solutions aimed at combining satisfaction of the needs of its customers with the efficiency and cost-effectiveness of management.
Clause. 16 – Spirit of service
1. The principle of the spirit of service implies that each addressee of the Code is always oriented in his own behavior towards collaboration and sharing of the corporate mission.
Clause. 17 – Enhancement of human resources
1. Human resources are a fundamental factor for the development of the company. Therefore Phoenix protects and promotes their professional growth in order to increase its own wealth of skills.
Clause. 18 – Internal control system
1. In compliance with current legislation and in order to planning and managing corporate activities aimed at efficiency, correctness, transparency and quality, Phoenix adopts organizational and management measures suitable to prevent illegal behavior or in any case contrary to the rules of this Code by any person acting for the company.
In relation to the extension of the delegated powers, the Company implements organization, management and control Models that envisage suitable measures to ensure the performance of activities in compliance with the law and the rules of conduct of this Code, in order to discover and promptly eliminate situations of risk.
2. A special Supervisory Organization is established for the check and application of the rules contained in this Code.
The Supervisory Organization assists the Board of Directors in setting and updating the guidelines of the internal control system, in assessing its own the adequacy and effective functioning and in analyzing company risks and carries out the additional tasks subsequently indicated in this Code.
3. The Organizational Models, in order to prevent the risk of committing the offenses from which the liability of the Company may derive according to Legislative Decree 231/2001, establish to identify all the activities within which offenses may be committed, business activities related to the main processes and support processes; to define the responsibilities related to the implementation and its control and to assign Audit functions to the Supervisory Organization to which warnings, possible violations, check results are reported.
4. The Supervisory Organization periodically checks the adequacy and effective functioning of the internal control system and carries out the necessary and appropriate interventions to ensure its best functioning.
This system makes use of a control activity carried out by the individual functions in relation to the procedures and activities of their competence and the activity of the Audit functions assigned to the Supervisory Organization within the scope of the specific competences.
They have the task of evaluating and contributing to the improvement of risk management and governance processes, verifying the internal control system in terms of the effectiveness and efficiency of operations, safeguarding company assets as well as compliance with laws, regulations and internal procedures.
Clause. 19 – Relation with Shareholders
1. Phoenix, aware of the importance of the role played by the shareholder, commits to provide accurate, truthful and timely information and to improve the conditions for his participation, within the scope of his prerogatives in corporate decisions.
2. It is the company's commitment to protect and increase the value of its business, as result of the commitment made by the shareholders with their investments, through the enhancement of management, the pursuit of high standards in productive uses and the solidity of assets. The company also commits to protect and safeguard company resources and assets.
3. In particular, the Company commits to ensure the regular participation of the directors in the meetings as well as to guarantee the orderly and functional conduct of the meetings, in compliance with the fundamental right of each shareholder to request clarifications on the various topics under discussion and to express their opinion.
Clause. 20 – Employees selection
1.The employee selection process is carried out in compliance with equal opportunities, rejecting any form of nepotism, favoritism or cronyism.
2. The selection process is based exclusively on the correspondence of the professional and aptitude characteristics of the candidates to the sought job profile; people are recruited, taking into account their experience, aptitude and competence.
3. The staff is hired with a regular employment contract, in compliance with current legislation and the National Collective Labor Agreements for the sector, no form of irregular work is allowed.
4. At the time of the establishment of the employment relationship, accurate information is communicated to the new employee regarding:
functions and duties to be performed;
regulatory and remuneration elements;
rules and procedures to be adopted in carrying out company activities.
5. The company is committed to protecting the moral and physical integrity of employees, consultants and customers. For this reason it promotes responsible and safe behavior and adopts all safety measures required by technological evolution to ensure a safe and healthy working environment, in full compliance with current legislation on prevention and protection.
6. In particular, as regards the management of aspects related to health and safety in the workplace, the Company has adopted and implemented an organization and management Model according to clause 30 of Legislative Decree 81/2008, implementing a management System of Health and Safety in the workplace.
7. Phoenix commits to ensure observance of the necessary conditions for the existence of a collaborative and not hostile working environment that has to be free from any discriminatory behavior regarding race, religion, sex, political and trade union opinions, sexual inclinations, age, origin, handicap or others factors, which have nothing to do with the work performance of the staff.
8. The company requires everyone's collaboration in order to maintain a climate of respect for the dignity, honor and reputation of each one. To this end, it periodically carries out surveys on the corporate climate and strives to constantly improve it. Harassment of any kind, including sexual harassment, is not permitted in business relationships.
9.Other prohibited behaviors as they would have a negative impact on the work environment are, for example but not limited to the following ones:
threats
violent behaviors
possession of weapons of any kind
use of recorders, including video telephones or cameras for other purposes from those approved by the department managers
use, distribution, sale or possession of drugs or other narcotic substances, exluding the ones that have to be taken for medical reasons.
10. In addition, the worker must not stay on the Phoenix plant or in a Phoenix work environment if under the influence of alcoholic beverages or drugs or other narcotic substances taken not for medical use.
Phoenix does not tolerate any intimidating or discriminatory attitude and will take appropriate disciplinary measures against those who adopt such attitudes or abuse their position of authority within the company.
Employees who believe they have suffered discrimination can report the incident to the appropriate Supervisory Organization.
Department managers who should "have information" or "suspect" about the violation of the rules of this Code, must report "promptly" to the Supervisory Organization.
The managers must also monitor to prevent any type of retaliation against anyone who provides information regarding the violation of ethical rules and / or internal procedures or collaborators in the investigations carried out for this purpose.
Clause. 21 – Employees training and valuation
1. Phoenix put information and training plans at all employees’ disposal in order to enhance specific skills and implement the professional value of employees
2. The Company plans training on the basis of specific professional development needs, i.e. taking into account the career path and specific business needs.
3. The Managers of each company area periodically evaluate the performance of their subordinates and, in the event that they identify any areas for improvement, they take appropriate measures.
Clause. 22– Obligations and duties of employees
1. Each employee has to act according to fairness, loyalty and integrity while performing company activities, respecting the obligations underwritten in their employment contract and those deriving from current regulations and this Code of Ethics.
They have also to base their conduct on mutual respect and collaboration.
2.Employees must avoid any situation of conflict of interest. In casethis may occur, they must promptly inform their department manager, who will take the most appropriate and adeguate measures to protect the interests of the Company.
3. The Company imposes to employees to maintain the utmost confidentiality on corporate information of which they become aware, as well as information, of any nature or form, collected or processed while performing their work activities; they are also required not to disclose them without authorization, unless required by legal or ethical reasons.
For these reasons, employees:
must carry out due caution in using the information acquired during their activities;
they must not use the information obtained neither for personal advantage nor in ways that are in contrast to the law or that are or may be harmful to the purposes and values of the Company.
4.Each employee is required to report any violation of the organization, management and control Model and of this Code of Ethics to their department manager or to the Supervisory Organization.
5. The managers of the company departments or, in any case, all those who have management and/or responsibility functions towards employees are explicitly prohibited from abusing their hierarchical position. In particular, for example:
they must not offer favorable treatments or lead to situations of privilege;
they must not obtain advantages for themselves or for others, by abusing their decision-making and management power;
they must reject undue pressures.
Clause. 23 – Legality and Impartiality
1. In the relation with Public Administration, all the activities and stipulations managed from employees or external partners/Company’s consultants, specialists according to the company’s internal rules, are marked to the maximum respect of the honest, trasparency, clarity, fairness, good faith and legality, in order to protect the reputation and company image.
2. Employees and partners that dialog with Public Administration, in carrying out their functions, must in no way damage impartiality of the judgment of the representatives. Therefore, for example:
a. in case of conflict of interest with Public Administation or with its representative, employee/partner have to remain inert;
b. it is forbidden to mislead or alter the capacity of analysis and decision-making of representatives of the Public Administration through the production of social documents that do not represent true facts.
Clause. 24– Business Negotiations
1.If the employees or collaborators of the Company follow any business negotiation, tender or institutional relationship with the Public Administration or its representative, they have to operate in compliance with the law and the correct commercial practice, avoiding improperly influencing the decisions of the other party and officials.
2.For example, the Company prohibits the following actions:
To obtain or solicit the obtaining of confidential information that > may harm the integrity or reputation of Phoenix or the Public > Administration;
to personally benefit representatives of the Public Administration > by offering them employment and/or commercial opportunities;
to induce representatives of the Public Administration to do or to > commit activities that violate the laws in force;
to refuse to give, give in delaye or hide information that the > Public Administration has requested in the performance of its > inspection function.
Clause. 25 – Grants, subsidies and permits
1.The Company prohibits the Public Administration or any other Public Institutions from obtaining any type of financing, contribution, permission or authorisation to carry out activities, using documents and/or statements modified or not corresponding to the truth, or by information omitted or by artifice or deception, which may mislead the issuing authority.
2.In addition, it is forbidden to devolve or allocate a financing, a grant or a contribution, obtained by the Public Administration or by another Public Institution, to other purposes other than those for which they were awarded.
Clause. 26 – Gifts, giveaways, sponsorships
1. The Company condemns any conduct by the Addressees of this Code which consists in promising or offering, directly or indirectly, money or other benefits to representatives of the Public Administration or to their relatives, in order to achieve, even potentially, an interest or an advantage for the Company.
Clause. 27 – Choise of supplier
1 The selection of suppliers shall only take into consideration the criteria of competitiveness, quality, cost-effectiveness and price, as well as the ability to provide and guarantee services of an appropriate standard.
No discriminatory practice shall be carried out during the choice of the contractor.
2. In particular, the Company strives to provide the necessary procedures to ensure maximum transparency and efficiency in the selection process, in order to:
a. ensure sufficient competition between suppliers during the selection process (for example, by organising tenders and considering applications from at least three suppliers);
b. during the different stages of the selection procedure, establish a separation of roles, documenting the choices made;
c. not to prohibit any supplier from participating in tenders for the conclusion of contracts.
Clause. 28 – Transparency, equality, loyalty, diligence in the execution of contracts and free competition
1. Relations with suppliers are based on the principles of transparency, equality, loyalty and free competition. Therefore the employees in carrying out activities aimed at maintaining supply relationships, must:
Respect current rules and contractual conditions;
follow the internal procedures of the Company relating to the management of relations with suppliers;
to ensure the satisfaction of the requirements of quality, safety and delivery times of goods/services, collaborating with the supplier;
have a transparent and complete correspondence with suppliers;
not be affected by any form of conditioning by the suppliers, during the taking of decisions or the execution of acts relating to their work.
2. The Company and the supplier must operate in order to build a collaborative relationship and mutual trust. Phoenix commits to inform the supplier in a correct and timely manner about the characteristics of the activity, the forms and payment times in compliance with the current rules and the expectations of the counterparty
3. The fulfillment of the contractual services by the supplier must be in accordance with the principles of fairness, diligence and trust and must be in compliance with current legislation
Clause. 29 – Consciousness and Knowlwdge of the Ethical Code
1. The content of this Ethical Code must be brought to the attention of suppliers by the Company, signing a declaration of knowledge of the same.
2. By signing the declaration referred to the first subparagraph, suppliers commit not to engage in any conduct that may induce Phoenix and its employees/collaborators to violate the principles laid down in this Code.
Clause. 30 – Fairness, good faith and loyalty
1. The Company requires that the collaborators and the consultants of the Company behave, in the execution of the contractual relationship established with the latter, with correctness, loyalty and good faith. They must comply with the provisions of this Code, the instructions and prescriptions given by the Company, as far as applicable to them.
Clause. 31 – Consciousness and Knowlwdge of the Ethical Code
1 The Company is responsible for the diffusion of this Code to external collaborators and consultants; at the same time, they are obliged to observe, for the parties responsible, the provisions.
2. Knowledge of the principles of the Ethical Code is attested by the signing by external collaborators and consultants of a declaration of knowledge.
3. By signing the declaration referred to in the second paragraph, the external collaborators and consultants commit not to engage any conduct that may induce the Company and its employees to violate the principles laid down in this Code.
4. The fulfilment of conduct contrary to the principles expressed by the Ethical Code is considered by the Company to be a serious breach of the duties of fairness and good faith and a cause of injury to the relationship of trust. Accordingly, in the event that these behaviors occur, Phoenix may decide to terminate the contractual relationships for just cause.
Clause. 32 – Transparency and certainty
1. The Company bases its relationships with customers to the maximum transparency and fairness and manages them always respecting the regulations in force.
2. In order for the customer to make a conscious and rational choice, the Company gives clear and truthful information about the products/services it offers. In particular, in relations with customers, the Addressees have to:
Respect all applicable regulatory requirements;
observe the internal procedures for managing relationships with the customer;
refrain from disparaging assessments of competing products/services;
facilitate the realization by the client of informed choices about products/services, offering him an adequate training.
3. The Company commits to satisfy its Customers in compliance with the obligations set out in the relevant contract; the Company also commits not to discriminate against its Customers. Phoenix establishes a relationship with customers characterized by high professionalism and marked by availability, respect, courtesy, research and offer maximum collaboration.
4. Customer satisfaction is a fundamental objective for Phoenix and, to this end, the Company is committed to ensure the quality of the services provided. Phoenix is committed to adopt a style of behavior towards Customers based on efficiency, collaboration and courtesy, providing, in a clear and transparent, accurate, complete and truthful information about the characteristics of the services offered, using a simple and understandable language and ensuring equal treatment of all Customers.
Clause. 33 – Contracts and communications
1. Contracts and communication with customers have to be:
clear and simple, formulated with the language as close as possible to that of the widespread customers.
Comply with current regulations.
2. The company commits to communicate promptly and in the most appropriate manner any information relating to any changes in the provision of the service provided.
Clause. 34 – Quality and customer satisfaction
1. The Company commits to ensure the achievement of the required quality and safety standards and to periodically monitor the quality of the service provided to the customer.
2. The company commits to promoting interaction with
customers through the management and rapid resolution of any complaints
and/ or using appropriate communication systems.
Phoenix rejects litigation as a means of obtaining undue advantages and
uses it on its own initiative only when its legitimate claims are not
met by the interlocutor.
3. The company, in order to carry out a systematic
listening of the Customer, prepares periodic surveys of Customer
Satisfaction, as a source of information to identify and verify the
objectives of improving the level of service.
The Company protects the privacy of its Customers, in accordance with
the rules in force, undertaking not to communicate, nor disseminate, the
related personal, economic and consumer data, without prejudice to legal
obligations.
Clause. 35 – Quality of products
1. In order to ensure maximum customer satisfaction, the Company is committed to achieving and maintaining high standards of quality in the products offered.
2. Adequate control mechanisms shall be ensured by the Company, in order to avoid the delivery of a product other than that declared or agreed upon, with regard to the nature, origin, quality and quantity.
Clause. 36 – Diffusion of Ethical Code
1. Phoenix commits to disseminate this Code and its updates to the Addressees through the methods deemed, from time to time, most appropriate. In particular, for example:
transmission by e-mail/ by hand to the employees or to the collaborators/external consultants of the Company, providing, if appropriate, the signing of a declaration, with which to attest the receipt, reading and acceptance of the Code by the Addressees;
publication on web site and on the company intranet network;
posting on the company bulletin board, according to article. 7, paragraph 1 of L. n. 300/1970;
information to occasional external collaborators/consultants regarding the existence and contents of the Code;
the insertion in all concluded contracts of a clause informing third parties of the existence of this Ethical Code, so that they can accept it and commit, as far as applicable, to respect the principles and rules of conduct contained in it;
preparation of specific and differentiated training/information plans according to the business role played by the addressee, which discloses the principles and rules of conduct on which the Company’s activities are based.
Clause. 37– Effectiveness of the Ethical Code and sanctions
1. The Company considers compliance with the rules of this Code as an integral and essential part of the obligations of its collaborators. The violation of the behavioural or procedural rules of the Code of Ethics constitutes a breach of the aforementioned obligations, has disciplinary findings and may give rise to a disciplinary procedure against those responsible.
2. Also the Addressees, who make complaints containing false and/or unfounded information and carried out with the purpose of retaliation, harassment and/or mischief or carried out in order to damage the image of the alleged author of the alleged act, may be subject to a disciplinary procedure.
3. Sanctions, proportionate to the respective violations of the Code and in compliance with the provisions of the relevant National Collective Labour Agreement, may be imposed, with consistency, impartiality and uniformity (for example, the Addressee may be subject to formal reminders, possible interim suspension, etc.).
Clause. 38 – Whistleblowing
1. Because of the introduction of the discipline of the c.d. whistleblowing within the Legislative Decree 231/2001, the Company had necessarily to integrate the 231 Model with a system for the management of reports of wrongdoing that would protect the identity of the reporting agent and its right to confidentiality.
2 The Company therefore:
keeps the reports received as confidential as possible;
guarantees the confidentiality of the identity of the person who transmits to the Organism information useful for identifying behaviours that differ from what is foreseen by the Model, from the procedures established for its implementation and from the procedures established by the internal control system, without prejudice to legal obligations and the protection of the rights of the Company or of people wrongly and/or in bad faith accused;;
protects the alerter from any act of retaliation or discrimination on grounds related to the alert;
applies appropriate sanctions against infringers of the reporting agent’s protection measures and/or those issuing unsubstantiated alerts.
Clause. 39 – Establishment of the Supervisory Organization
1. The Supervisory Organization for Internal Control is established with the task of supervising the implementation and compliance with this Code and the Models of Organization and Management, their effectiveness, adequacy and ability to maintain in time the requirements of functionality and solidity required by law. In particular, the Supervisory Organization:
has the responsibility to express binding opinions on ethical issues > that may arise in the context of business decisions and the > alleged violations of the Ethical Code related to it by the > Managers;
must follow the periodic review of the Code of Ethics and its > implementation mechanisms also through the submission of proposals > for adaptation;
has the task of setting up and approving the plan of communication > and ethical training.
Clause. 40 – Establishment of the Supervisory Organization
1. Phoenix has set up within itself the Supervisory Organization, which has the task of supervising the implementation and compliance with this Ethical Code and the Models of organization, management and control, referred to in Legislative Decree 231/2001, implemented in line with the Code itself.
2 Supervisory Organization is an organization with independence, full autonomy of action and control, whose activity is characterized by professionalism and impartiality, to which this office is attributed through a specific deliberative act of the Board of Directors.
3 The members of the Supervisory Board shall remain in office in accordance with the Act of Appointment of the Board of Directors and may be revoked by the Board of Directors only for just cause
Clause. 41 – Audit functions
1 Audit functions are assigned to the Supervisory Organization. This Organization prepares the audit calendar and may delegate to the execution of the same external professionals or managers/experts. The Area Business Managers who receive any reports, coming from the reference structure, of any violations of the Ethical Code, report to the Supervisory Organization. The Supervisory Organization has free access to data, documentation and information useful for the performance of its activities.
The Area Business Managers are required to collaborate actively for the accomplishment of the activities indicated above
Clause. 42 – Warnings
1. All interested parties, internal and external, are required to report verbally or in writing (with respect to the nature of the violation) and in a non-anonymous form, any non-compliance with this Code.
2. Internal authors of clearly unfounded reports are subject to disciplinary sanctions, while external authors of clearly unfounded reports are subject to the sanctions provided for by current legislation.
3. The company protects the authors of the reports against any retaliation they may face for reporting incorrect behavior and keeps their identity confidential, subject to legal obligations.
Clause. 43 – Disciplinary System
1. The violation of the rules of the Ethical Code by its recipients undermines the relationship of trust established with the company and may involve the imposition of disciplinary sanctions, graduated with the "severity of the violation"; without prejudice to any claim for damages.
2. With respect to employees, compliance with the rules of the Ethical code is an essential part of contractual obligations according to and for the purposes of Articles 2104, 2105 and 2106 of the Civil Code and the CCNL of category and individual contracts.
3. The sanction system is in accordance with the provisions of Law No. 300 of 20 May 1970, the specific sector regulations, collective bargaining and current company regulations.
The addressees delle of the sanctions may be:
Chairman or members of the Board, directors, auditors;
employees (managers, supervisors, employees, manual workers);
third parties (external collaborators, consultants, partners, suppliers...);
members of Volunteering Organizations.
Disciplinary offences are collected (directly or indirectly) by the Volunteering Organization, which after appropriate investigations for the verification of infringements, propose the application of the sanctions provided for in the following Model to the appropriate organization which has the final decision on the sanction to be applied.
Clause. 44 – Adoption of the Ethical Code
2. The adoption of this Code was approved by the Board of Directors on 8 February 2022.
| Revisión 1 |
| Fecha: 8 de febrero de 2022 |
| Aprobado el 8 de febrero de 2022 |
El código ético de Phoenix International S.p.A (en adelante "Phoenix" o "la Empresa") tiene por objeto establecer las normas que regulan el comportamiento ético de todos los empleados y accionistas en el desempeño de su trabajo diario.
Expresa el conjunto de valores y principios de conducta que inspiran la actividad de la institución.
Recomienda, promueve o prohíbe comportamientos recordando su cumplimiento a los miembros internos de la Empresa.
Informa a las partes externas sobre los principios de ética Empresarial que la Empresa reconoce como propios y recuerda su cumplimiento a sus interlocutores (tanto internos como externos a la Empresa).
Establece sanciones proporcionales a la gravedad de las infracciones cometidas y representa un código de conducta válido para ampliar la conciencia y el conocimiento de la política de la Empresa por parte de los empleados.
Todos los principios aquí expresados, basados en la comprobación de la compatibilidad con la naturaleza y forma de cada relación, se extenderán a las relaciones existentes entre Phoenix y sus propios contratistas, subcontratistas, proveedores, consultores, empleados, socios y becarios remunerados y no remunerados, de acuerdo con la legislación vigente.
El Código ha sido bien difundido internamente mediante su publicación en un lugar accesible a todos los trabajadores, publicado y descargable desde la página web de la Empresa y está a disposición de todos los interlocutores de la Empresa.
La Empresa se ha comprometido a subrayar el cumplimiento de la normativa del presente Código en todas las relaciones económicas.
El Código, en particular, tiene por objeto conducir la conducta de la Empresa a la cooperación y a la confianza en las partes interesadas, es decir, aquellas categorías de individuos, grupos e instituciones, cuya contribución es necesaria para realizar la misión de la Empresa y/o cuyos intereses están directa o indirectamente influenciados por los negocios de Phoenix.
Se pide un compromiso personal de respeto de las leyes, honradez, transparencia y lealtad a la Empresa.
La reputación y la fiabilidad constituyen recursos intangibles fundamentales. La buena reputación y la fiabilidad de la Empresa facilitan las inversiones, las relaciones con las instituciones locales, la fidelidad de los clientes, la expansión de los recursos humanos, la honradez y la fiabilidad de los proveedores.
En el desarrollo normal de la actividad empresarial, los comportamientos no éticos comprometen la relación de confianza entre la Empresa y sus grupos de interés. A tal efecto, los comportamientos no éticos facilitan la base de una conducta hostil y poco transparente hacia Phoenix, o más bien comportamientos de cualquier persona, individuo u organización, perteneciente a la Empresa o en colaboración externa con ella, que intentan obtener una ventaja o interés inmerecidos para sí mismo, para Phoenix o para una empresa filial.
Los comportamientos poco éticos son los que incumplen la legislación y son contrarios a la normativa y los procedimientos internos.
El cumplimiento de las normas del Código debe considerarse parte esencial de la obligación contractual de los trabajadores, de conformidad con las cláusulas 2104, 2105 y 2106 del Código Civil.
Un incumplimiento grave y persistente de las normas del Código traiciona la relación de confianza con la Empresa y puede dar lugar a acciones disciplinarias e indemnizaciones por daños y perjuicios, teniendo en cuenta el hecho de que los empleados tienen que respetar los procedimientos de acuerdo con la cláusula 7 de la ley 300/1970 (Estatuto de los Trabajadores) y los convenios colectivos de trabajo.
1.5. Actualización del Código
El Código puede modificarse e integrarse con la deliberación del consejo de administración, teniendo en cuenta también las sugerencias y consideraciones del consejo de supervisión.
Este Código Ético está organizado en cinco partes:
LA parte I está dedicada a las normas generales, que > definen la naturaleza, los sectores de aplicación y los > destinatarios del Código Ético;
LA parte II explica los principios éticos relevantes, > es decir aquellos valores considerados fundamentales para la > Empresa a los que todos los destinatarios deben ajustarse e > inspirarse para perseguir los objetivos de la Empresa;
LA parte III dicta las normas de conducta a las que > deben ajustarse quienes trabajan en Phoenix en el ejercicio de sus > propias actividades;
LA parte IV se refiere a los procedimientos internos > de aplicación y control del código ético;
LA parte V establece las modalidades de adopción y > actualización del código ético.
Parte i "Reglamento general”
Cláusula 1 - Naturaleza del Código Ético
Este Código Ético (en adelante sólo el "Código") ha sido > redactado, de acuerdo con la legislación nº 231 del 8 de junio de > 2001, para definir, junto con la Forma de Organización, Gestión y > Control, un conjunto de medidas y procedimientos para reducir el > riesgo de cometer delitos dentro de la organización de la Empresa.
El Código también se adopta para garantizar que los principios > éticos, sobre cuya base opera Phoenix, se destaquen claramente > como fundamento esencial de la cultura y el comportamiento > corporativos.
Deben inspirar la actividad de todos los que trabajan para la Empresa, teniendo siempre en cuenta los cargos, funciones y responsabilidades que les han sido encomendados para realizar el objeto social.
Cláusula 2 - Ámbito de aplicación y destinatarios
Este Código se aplica a todos los sujetos definidos como > "Destinatarios".
Las siguientes categorías se definen como "Destinatarios" y, por > lo tanto, deben cumplir las normas de este Código Ético en las > partes que les sean aplicables:
empleados;
gerentes;
administradores;
todos aquellos que, directa o indirectamente, de forma permanente o > temporal, trabajen para la Empresa (en particular, colaboradores > externos y consultores)
Parte II "Principios éticos pertinentes"
Cláusula 3 - Legalidad y responsabilidad
En el desempeño de la misión corporativa, el comportamiento de todos > los destinatarios de este Código ha de inspirarse en la ética de > la responsabilidad. Los destinatarios tienen que conocer y cumplir > las leyes y normas vigentes en todos los países en los que opera > Phoenix. En ningún caso se podrán perseguir los intereses de la > Empresa y realizarse incumpliendo la legislación.
Al mismo tiempo, la Empresa se ha comprometido a formar y > sensibilizar constantemente a los Destinatarios sobre las normas > del Código Ético y sus consiguientes sanciones.
Cláusula 4 - Principio de lealtad
La Empresa ha establecido una relación de mutua confianza y lealtad > con cada uno de los Destinatarios que trabajan para ella. Por > ello, el cumplimiento de las normas de este Código Ético ha de ser > considerado por los Destinatarios como parte esencial de sus > obligaciones Empresariales.
En particular, por lo que respecta al deber de lealtad, se prohíbe a > los trabajadores:
tener relaciones laborales, encargos de consultoría con terceros > durante la persistencia de la relación contractual, si éstos son > incompatibles con las actividades desarrolladas por cuenta de > Phoenix, salvo que la Empresa los haya autorizado por escrito;
realizar actividades incompatibles con sus funciones oficiales o, en > cualquier caso, contrarias a los intereses de la Empresa.
Cláusula 5 - Valor de la persona
La Empresa apoya una utilización de los recursos humanos que respete > y mejore las características individuales, proteja la diversidad y > se base principalmente en el diálogo y la escucha para favorecer > su desarrollo y crecimiento profesional.
Todos los Destinatarios de este Código, persiguiendo fines > corporativos, deben respetar la dignidad de las personas y su > esfera privada. No toleran el acoso ni las ofensas de ningún tipo. > Así mismo deben mantener un clima de respeto mutuo con la Empresa.
Cláusula 6 - Honestidad, lealtad y cooperación
La honradez, la lealtad y la cooperación son principios > fundamentales para Phoenix.
Los Destinatarios del presente Código deben desarrollar sus > actividades respetando los principios de conducta indicados. El > principio de honestidad implica el respeto de los derechos, > también en términos de privacidad y oportunidades, de todos los > sujetos que intervienen en las actividades laborales y > profesionales. Phoenix, por lo tanto, se ha comprometido a actuar > de manera equitativa e imparcial, adoptando el mismo > comportamiento hacia todos los interlocutores con los que entra en > contacto, considerando también las diferentes formas de relación y > comunicación requeridas por la naturaleza y el papel institucional > de los diversos interlocutores.
En las relaciones internas y externas, la Empresa exige que no se > produzcan comportamientos de acoso dirigidos a:
crear un entorno de trabajo hostil;
interferir injustificadamente en el trabajo de los demás;
crear obstáculos / impedimentos al crecimiento profesional de los > demás.
Cláusula 7 - Imparcialidad y principio de no discriminación
edad, sexo, orientación sexual, estado de salud, discapacidad, > lengua, etnia y nacionalidad;
creencias personales, políticas, filosóficas o religiosas;
posible adhesión o no a una asociación sindical; posible retirada de > la misma.
Cláusula 8 - Conflicto de intereses
cualquier situación en la que la persecución del interés personal > contraste con el interés o los fines sociales;
cualquier situación en la que cada destinatario pueda obtener una > ventaja o un beneficio indebido de las oportunidades que puedan > surgir en el ejercicio de sus actividades Empresariales.
Los Destinatarios de este Código deben actuar siempre evitando > situaciones o actividades en las que estén o puedan parecer estar > en conflicto de intereses.
En caso de que un Destinatario se encuentre en una situación de > conflicto de intereses, deberá abstenerse de tomar o participar en > decisiones/deliberaciones relativas al tema del conflicto, > declarando expresamente su situación.
Cláusula 9 - Salud y seguridad
La Empresa se compromete a cumplir rigurosamente las normas de salud > y seguridad, así como a aplicarlas en el lugar de trabajo.
La Empresa, con el fin de preservar la salud, la seguridad y la > integridad física de los Destinatarios, se compromete a fortalecer > y difundir la cultura de la seguridad, desarrollando una mayor > conciencia de los riesgos y promoviendo comportamientos > responsables.
Phoenix asegura la mejor cooperación de sus colaboradores y > empleados hacia el Jefe del Servicio de Prevención y Protección y > hacia todo aquel que quiera inspeccionar y controlar sus > instalaciones de trabajo.
Cláusula 10 - Medio ambiente y desarrollo sostenible
aplica las mejores tecnologías disponibles, minimizando los impactos > ambientales causados, directa o indirectamente, por la actividad > de sus plantas de producción;
desarrolla sus actividades, optimizando el uso de los recursos > naturales;
preserva el entorno mediante la adopción de tecnologías > ecoeficientes.
Cláusula 11 - Confidencialidad de la información
Phoenix, alineándose con los requisitos de protección de datos > personales proporcionados por el Reglamento Europeo 2016/679 > ("GDPR"), por el Decreto Legislativo 30/06/2003 n. 196 ("Código > de Privacidad") modificado y complementado por el Decreto > Legislativo 101/2018, y las modificaciones y adiciones > posteriores, garantiza que el procesamiento de datos personales e > información confidencial, recopilados y almacenados por la > Empresa, está dirigido exclusivamente a llevar a cabo los fines > relacionados con su negocio.
Los destinatarios del presente Código se comprometen a actuar de > conformidad con la política de seguridad de los datos elaborada > por la Empresa y a proteger la confidencialidad de los datos > personales recogidos y tratados.
Cláusula 12 - Protección de los bienes de la Empresa
Para el ejercicio de sus funciones, a cada destinatario se le > confían bienes, tanto materiales como inmateriales, y recursos, > materiales o inmateriales, de los que es directa y personalmente > responsable.
En efecto, los bienes de la Empresa deben utilizarse siempre de > conformidad con la legislación vigente, con este Código y con las > necesidades de funcionalidad y eficiencia, así como con diligencia > y con una conducta responsable y de protección de los mismos, > evitando que terceros puedan hacer un uso indebido.
Está prohibido, a través de los sistemas de información, interferir > en la productividad propia o ajena, o acceder a sitios web no > relacionados con la actividad laboral.
Con el fin de proteger la propiedad intelectual e industrial, la > Empresa también exige que cada Destinatario respete la > confidencialidad de las opciones estratégicas adoptadas por la > Empresa y de los conocimientos científicos, productivos y > comerciales de la misma.
Cláusula 13 - Protección del nombre y del logotipo
Los Destinatarios de este Código de Ética no deben cometer acciones > capaces de poner en peligro o comprometer los valores, imagen y > buen nombre de la Empresa.
Asimismo, se exige a todos los Destinatarios que eviten cualquier > utilización del nombre y logotipo de Phoenix en formas que no se > ajusten a los fines sociales y que, en cualquier caso, puedan > perjudicar el prestigio y buen nombre de la Empresa.
Cláusula 14 - Regalos, obsequios y beneficios
Phoenix, en la consecución de sus fines Empresariales, considera que > el conjunto de principios y valores éticos expresados en este > Código deben inspirar la actividad de todos aquellos que trabajan > en la Empresa. Por lo tanto, los empleados no pueden de ninguna > manera solicitar, aceptar y/u ofrecer regalos, obsequios y > beneficios de/para terceros con el fin de obtener u otorgar una > ventaja.
La Empresa, por otra parte, admite la posibilidad de recibir u > ofrecer regalos o beneficios de modesta cuantía de acuerdo con los > usos comerciales, que no sean capaces de influir en el juicio y la > actuación de empleados y/o terceros.
Cláusula 15 - Eficacia
El principio de eficiencia exige que en toda actividad laboral se > logre la rentabilidad de la gestión de los recursos empleados en > la realización de los procesos Empresariales y se asuma el > compromiso de ofrecer servicios adecuados con respecto a las > necesidades de los clientes y de acuerdo con los estándares más > avanzados.
Phoenix se compromete a garantizar constantemente la eficacia y > eficiencia de los procesos de negocio, mediante la implantación y > cumplimiento de programas de mejora continua de la calidad de los > servicios prestados a través de la adopción de soluciones > tecnológicas y organizativas orientadas a conjugar la satisfacción > de las necesidades de sus clientes con la eficiencia y > rentabilidad de la gestión.
Cláusula 16 - Espíritu de servicio
1. El principio del espíritu de servicio implica que cada destinatario del Código se oriente siempre en su propio comportamiento hacia la colaboración y el reparto de la misión Empresarial.
Cláusula 17 - Mejora de los recursos humanos
Cláusula 18 - Sistema de control interno
En relación con la extensión de las facultades delegadas, la Empresa implanta modelos de organización, gestión y control que prevén medidas adecuadas para asegurar la realización de las actividades de conformidad con la ley y las normas de conducta de este Código, con el fin de descubrir y eliminar rápidamente situaciones de riesgo.
La Organización de Supervisión asiste al Consejo de Administración en el establecimiento y actualización de las directrices del sistema de control interno, en la evaluación de su propia adecuación y funcionamiento eficaz y en el análisis de los riesgos de la Empresa, y lleva a cabo las tareas adicionales que se indican posteriormente en este Código.
Los Modelos Organizativos, con el fin de prevenir el riesgo de > comisión de los delitos de los que se puede derivar la > responsabilidad de la Empresa según el Decreto Legislativo > 231/2001, establecen identificar todas las actividades dentro de > las cuales se pueden cometer delitos, las actividades > Empresariales relacionadas con los procesos principales y los > procesos de apoyo; definir las responsabilidades relacionadas con > la implementación y su control y asignar funciones de Auditoría a > la Organización de Supervisión a la que se comunican las > advertencias, las posibles infracciones, los resultados de las > comprobaciones.
La Organización de Supervisión comprueba periódicamente la > adecuación y el funcionamiento eficaz del sistema de control > interno y lleva a cabo las intervenciones necesarias y adecuadas > para garantizar su mejor funcionamiento.
Este sistema se sirve de una actividad de control llevada a cabo por las funciones individuales en relación con los procedimientos y actividades de su competencia y la actividad de las funciones de Auditoría asignadas a la Organización de Supervisión en el ámbito de las competencias específicas.
Tienen la misión de evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos y gobernanza, verificar el sistema de control interno en términos de eficacia y eficiencia de las operaciones, salvaguardar los activos de la Empresa, así como el cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos internos.
Cláusula 19 - Relación con los accionistas
Phoenix, consciente de la importancia del papel desempeñado por el accionista, se compromete a proporcionarle información precisa, veraz y oportuna y a mejorar las condiciones para su participación, dentro del ámbito de sus prerrogativas en las decisiones corporativas.
La Empresa tiene el compromiso de proteger y aumentar el valor de su negocio, como resultado del compromiso asumido por los accionistas con sus inversiones, a través de la mejora de la gestión, la búsqueda de altos estándares en los usos productivos y la solidez de los activos. La Empresa también se compromete a proteger y salvaguardar los recursos y activos de la Empresa.
En particular, la Empresa se compromete a asegurar la participación regular de los administradores en las reuniones, así como a garantizar el desarrollo ordenado y funcional de las mismas, respetando el derecho fundamental de cada accionista a solicitar aclaraciones sobre los distintos temas objeto de debate y a expresar su opinión.
Parte III "Normas de conducta”
Capítulo I " Relaciones con los trabajadores"
Cláusula 20 - Selección de empleados
El proceso de selección de empleados se realiza respetando la > igualdad de oportunidades, rechazando cualquier forma de > nepotismo, favoritismo o amiguismo.
El proceso de selección se basa exclusivamente en la correspondencia > de las características profesionales y de aptitud de los > candidatos con el perfil del puesto buscado; se contrata a las > personas teniendo en cuenta su experiencia, aptitud y competencia.
El personal es contratado con un contrato de trabajo regular, en > cumplimiento de la legislación vigente y de los Convenios > Colectivos Nacionales del sector, no permitiéndose ninguna forma > de trabajo irregular.
En el momento del establecimiento de la relación laboral, se > comunica al nuevo empleado información precisa sobre:
funciones y obligaciones que deben desempeñarse;
elementos reglamentarios y de remuneración;
normas y procedimientos que deben adoptarse en el desarrollo de las > actividades de la Empresa.
La Empresa se compromete a proteger la integridad moral y física de > los empleados, consultores y clientes. Por ello, promueve > comportamientos responsables y seguros y adopta todas las medidas > de seguridad exigidas por la evolución tecnológica para garantizar > un entorno de trabajo seguro y saludable, en pleno cumplimiento de > la legislación vigente en materia de prevención y protección.
En particular, por lo que respecta a la gestión de los aspectos > relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, la Empresa ha > adoptado e implantado un modelo de organización y gestión conforme > a la cláusula 30 del Decreto Legislativo 81/2008, implantando un > Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo.
Phoenix se compromete a garantizar el cumplimiento de las > condiciones necesarias para la existencia de un entorno de trabajo > colaborativo y no hostil que ha de estar libre de cualquier > comportamiento discriminatorio en relación con la raza, la > religión, el sexo, las opiniones políticas y sindicales, las > inclinaciones sexuales, la edad, el origen, la discapacidad u > otros factores que no tengan nada que ver con el rendimiento > laboral del personal.
La Empresa requiere la colaboración de todos para mantener un clima > de respeto a la dignidad, el honor y la reputación de cada uno. > para ello, realiza periódicamente encuestas sobre el clima > Empresarial y se esfuerza por mejorarlo constantemente. El acoso > de cualquier tipo, incluido el sexual, no está permitido en las > relaciones Empresariales.
Otros comportamientos prohibidos que tendrían un impacto negativo en > el ambiente de trabajo son, por ejemplo, pero no se limitan a los > siguientes:
amenazas
comportamientos violentos
posesión de armas de cualquier tipo
el uso de grabadoras, incluidos los videoteléfonos o las cámaras > para fines distintos de los aprobados por los jefes de servicio
consumo, distribución, venta o posesión de drogas u otras sustancias > estupefacientes, salvo las que deban tomarse por razones médicas.
10. Además, el trabajador no debe permanecer en la planta de Phoenix o en un entorno de trabajo de Phoenix si se encuentra bajo la influencia de bebidas alcohólicas o drogas u otras sustancias estupefacientes tomadas que no sean para uso médico.
Phoenix no tolera ninguna actitud intimidatoria o discriminatoria y adoptará las medidas disciplinarias oportunas contra quienes adopten tales actitudes o abusen de su posición de autoridad en la Empresa.
Los empleados que crean haber sufrido discriminación pueden denunciar el incidente a la Organización de Supervisión correspondiente.
Los responsables de departamento que "tengan información" o "sospechen" sobre el incumplimiento de las normas de este Código, deben informar "sin demora" a la Organización de Supervisión. Los gestores también deben vigilar para evitar cualquier tipo de represalia contra cualquier persona que proporcione información sobre el incumplimiento de las normas éticas y / o procedimientos internos o colaboradores en las investigaciones llevadas a cabo con este fin.
Cláusula 21 - Formación de los empleados y valoración
Phoenix pone a disposición de todos los empleados información y > planes de formación para mejorar las competencias específicas y > poner en práctica el valor profesional de los empleados.
La Empresa planifica la formación en función de las necesidades > específicas de desarrollo profesional, es decir, teniendo en > cuenta la trayectoria profesional y las necesidades específicas de > la Empresa.
Los responsables de cada área de la Empresa evalúan periódicamente > el desempeño de sus subordinados y, en caso de identificar áreas > de mejora, adoptan las medidas oportunas.
Cláusula 22- Obligaciones y deberes de los empleados
También deben basar su conducta en el respeto mutuo y la colaboración.
Los empleados deben evitar cualquier situación de conflicto de > intereses. En caso de que se produzca, deberán informar > inmediatamente al responsable de su departamento, que tomará las > medidas más adecuadas y oportunas para proteger los intereses de > la Empresa.
La Empresa impone a los empleados mantener la máxima > confidencialidad sobre la información corporativa de la que tengan > conocimiento, así como sobre la información, de cualquier > naturaleza o forma, recogida o tratada en el ejercicio de su > actividad laboral; asimismo, están obligados a no divulgarla sin > autorización, salvo que lo exijan razones legales o éticas.
Por estas razones, los empleados:
deben proceder con la debida cautela al utilizar la información > adquirida durante sus actividades;
no deben utilizar la información obtenida ni en beneficio propio ni > de forma contraria a la ley o que sea o pueda ser perjudicial para > los fines y valores de la Empresa.
Cada empleado está obligado a informar de cualquier incumplimiento > del modelo de organización, gestión y control y del presente > Código Ético a su responsable de departamento o a la Organización > de Supervisión.
Se prohíbe explícitamente a los responsables de los departamentos de > la Empresa o, en cualquier caso, a todos aquellos que tengan > funciones de dirección y/o responsabilidad frente a los > trabajadores, abusar de su posición jerárquica. En concreto, por > ejemplo:
no deben ofrecer tratos de favor ni dar lugar a situaciones de > privilegio;
no deben obtener ventajas para sí mismos o para otros, abusando de > su poder de decisión y de gestión;
deben rechazar las presiones indebidas.
CAPÍTULO II "RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Cláusula 23 - Legalidad e imparcialidad
En la relación con la Administración Pública, todas las actividades > y estipulaciones gestionadas desde empleados o socios > externos/consultores de la Empresa, especialistas según las normas > internas de la Empresa, se marcan al máximo el respeto de la > honestidad, transparencia, claridad, equidad, buena fe y > legalidad, con el fin de proteger la reputación e imagen de la > Empresa.
Los empleados y colaboradores que dialogan con la Administración > Pública, en el ejercicio de sus funciones, no deben perjudicar en > modo alguno la imparcialidad de juicio de los representantes. Así, > por ejemplo:
en caso de conflicto de intereses con la Administración Pública o > con su representante, el empleado/socio debe permanecer inerte;
está prohibido inducir a error o alterar la capacidad de análisis y > decisión de los representantes de la Administración Pública > mediante la producción de documentos sociales que no representen > hechos verídicos.
Cláusula 24- Negociaciones comerciales
2.Por ejemplo, la Empresa prohíbe las siguientes acciones:
Obtener o solicitar la obtención de información confidencial que > pueda perjudicar la integridad o la reputación de Phoenix o de la > Administración Pública;
beneficiar personalmente a representantes de la Administración > Pública ofreciéndoles oportunidades laborales y/o comerciales;
inducir a representantes de la Administración Pública a realizar o > cometer actividades que infrinjan la legislación vigente;
negarse a dar, dar con retraso u ocultar información que la > Administración Pública haya solicitado en el ejercicio de su > función inspectora.
Cláusula 25 - Ayudas, subvenciones y permisos
La Empresa prohíbe a la Administración Pública o a cualesquiera > otras Instituciones Públicas obtener cualquier tipo de > financiación, contribución, permiso o autorización para realizar > actividades, utilizando documentos y/o declaraciones modificados o > que no correspondan a la verdad, o por información omitida o por > artificio o engaño, que puedan inducir a error a la autoridad > emisora.
Además, está prohibido desconcentrar o destinar una financiación, > una subvención o una aportación, obtenidas por la Administración > Pública o por otra Institución Pública, a otros fines distintos de > aquellos para los que fueron concedidas.
Cláusula 26 - Regalos, obsequios, patrocinios
CAPÍTULO III
"RELACIONES CON LOS PROVEEDORES”
Cláusula 27 - Elección del proveedor
No se llevará a cabo ninguna práctica discriminatoria durante la elección del contratista.
Garantizar una competencia suficiente entre proveedores durante el > proceso de selección (por ejemplo, organizando licitaciones y > estudiando las solicitudes de al menos tres proveedores);
durante las diferentes etapas del procedimiento de selección, > establecer una separación de papeles, documentando las elecciones > realizadas;
no prohibir a ningún proveedor participar en licitaciones para la > celebración de contratos.
Cláusula 28 - Transparencia, igualdad, lealtad, diligencia en la ejecución de los contratos y libre concurrencia
Respetar las normas vigentes y las condiciones contractuales;
seguir los procedimientos internos de la Empresa relativos a la > gestión de las relaciones con los proveedores;
garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad, seguridad y > plazos de entrega de los bienes/servicios, colaborando con el > proveedor;
mantener una correspondencia transparente y completa con los > proveedores;
no verse afectado por ninguna forma de condicionamiento por parte de > los proveedores, durante la toma de decisiones o la ejecución de > actos relativos a su trabajo.
La Empresa y el proveedor deben operar con el fin de construir una > relación de colaboración y confianza mutua. Phoenix se compromete > a informar al proveedor de manera correcta y oportuna sobre las > características de la actividad, las formas y los plazos de pago > de conformidad con las normas vigentes y las expectativas de la > contraparte.
El cumplimiento de las prestaciones contractuales por parte del > proveedor debe ajustarse a los principios de equidad, diligencia y > confianza y debe cumplir con la legislación vigente.
Cláusula 29 - Conciencia y conocimiento del Código Ético
El contenido del presente Código Ético deberá ser puesto en > conocimiento de los proveedores por la Empresa, firmando una > declaración de conocimiento del mismo.
Al firmar la declaración mencionada en el primer párrafo, los > proveedores se comprometen a no adoptar ninguna conducta que pueda > inducir a Phoenix y a sus empleados/colaboradores a infringir los > principios establecidos en el presente Código.
capítulo IV
"RELACIONES CON COLABORADORES Y CONSULTORES EXTERNOS"
Cláusula 30 - Equidad, buena fe y lealtad
Cláusula 31 - Conciencia y conocimiento del Código Ético
1 La Empresa es responsable de la difusión de este Código a los colaboradores y consultores externos; al mismo tiempo, están obligados a cumplir, para las partes responsables, las disposiciones.
El conocimiento de los principios del Código Ético se acredita > mediante la firma de una declaración de conocimiento por parte de > los colaboradores y consultores externos.
Mediante la firma de la declaración a que se refiere el párrafo > segundo, los colaboradores y consultores externos se comprometen a > no incurrir en ninguna conducta que pueda inducir a la Empresa y a > sus empleados a infringir los principios establecidos en el > presente Código.
El cumplimiento de conductas contrarias a los principios expresados > por el Código Ético es considerado por la Empresa como un > incumplimiento grave de los deberes de lealtad y buena fe y causa > de lesión de la relación de confianza. En consecuencia, en caso de > que se produzcan estas conductas, Phoenix podrá decidir la > resolución de las relaciones contractuales por justa causa.
CAPÍTULO V
"RELACIONES CON LOS CLIENTES"
Cláusula 32 - Transparencia y seguridad
La Empresa basa sus relaciones con los clientes en la máxima > transparencia y equidad y las gestiona respetando siempre la > normativa vigente.
Para que el cliente pueda hacer una elección consciente y racional, > la Empresa da una información clara y veraz sobre los > productos/servicios que ofrece. En concreto, en las relaciones con > los clientes, los Destinatarios deben:
Respetar todos los requisitos reglamentarios aplicables;
Cumplir los procedimientos internos de gestión de las relaciones con > el cliente;
abstenerse de hacer valoraciones despectivas de los > productos/servicios de la competencia;
facilitar la realización por parte del cliente de elecciones > informadas sobre productos/servicios, ofreciéndole una formación > adecuada.
La Empresa se compromete a satisfacer a sus Clientes de conformidad > con las obligaciones establecidas en el contrato correspondiente; > asimismo, se compromete a no discriminar a sus Clientes. Phoenix > establece una relación con los clientes caracterizada por una alta > profesionalidad y marcada por la disponibilidad, el respeto, la > cortesía, la investigación y la oferta de la máxima colaboración.
La satisfacción del Cliente es un objetivo fundamental para Phoenix > y, para tal fin, la Empresa se compromete a velar por la calidad > de los servicios prestados. Phoenix se compromete a adoptar un > estilo de comportamiento hacia los Clientes basado en la eficacia, > la colaboración y la cortesía, proporcionando, de forma clara y > transparente, información precisa, completa y veraz sobre las > características de los servicios ofrecidos, utilizando un lenguaje > sencillo y comprensible y garantizando la igualdad de trato a > todos los Clientes.
Cláusula. 33 - Contratos y comunicaciones
Clara y sencilla, formulada con un lenguaje lo más cercano posible > al de los clientes generalizados.
Cumplir la normativa vigente.
Cláusula. 34 - Calidad y satisfacción del cliente
La Empresa se compromete a garantizar el cumplimiento de las normas > de calidad y seguridad exigidas y a supervisar periódicamente la > calidad del servicio prestado al cliente.
La Empresa se compromete a fomentar la interacción con los clientes > mediante la gestión y resolución rápida de las posibles > reclamaciones y/o utilizando sistemas de comunicación adecuados.
Phoenix rechaza el litigio como medio para obtener ventajas indebidas y sólo lo utiliza por iniciativa propia cuando sus legítimas pretensiones no son satisfechas por el interlocutor.
La Empresa, con el fin de llevar a cabo una escucha sistemática del > Cliente, elabora encuestas periódicas de Satisfacción del Cliente, > como fuente de información para identificar y verificar los > objetivos de mejora del nivel de servicio.
La Empresa protege la privacidad de sus Clientes, de acuerdo con las > normas vigentes, comprometiéndose a no comunicar, ni difundir, los > datos personales, económicos y de consumo relacionados, sin > perjuicio de las obligaciones legales.
Cláusula. 35 - Calidad de los productos
Con el fin de garantizar la máxima satisfacción del cliente, la > Empresa se compromete a alcanzar y mantener altos niveles de > calidad en los productos ofrecidos.
La Empresa garantizará mecanismos de control adecuados para evitar > la entrega de un producto distinto al declarado o acordado, en > cuanto a naturaleza, origen, calidad y cantidad.
PARTE IV
"NORMAS DE APLICACIÓN Y CONTROL".
Cláusula 36 - Difusión del Código Ético
1. Phoenix se compromete a difundir el presente Código y sus actualizaciones a los destinatarios a través de los métodos que considere, en cada momento, más apropiados. En concreto, por ejemplo:
transmisión por correo electrónico/en mano a los empleados o a los > colaboradores/consultores externos de la Empresa, previendo, en su > caso, la firma de una declaración, con la que dar fe de la > recepción, lectura y aceptación del Código por parte de los > Destinatarios;
publicación en el sitio web y en la red intranet de la Empresa;
publicación en el tablón de anuncios de la Empresa, de conformidad > con el artículo. 7, párrafo 1 de la Ley nº 300/1970;
información a colaboradores/consultores externos ocasionales sobre > la existencia y el contenido del Código;
la inserción en todos los contratos celebrados de una cláusula que > informe a terceros de la existencia del presente Código Ético, > para que puedan aceptarlo y comprometerse, en la medida en que sea > aplicable, a respetar los principios y normas de conducta en él > recogidos;
elaboración de planes de formación/información específicos y > diferenciados en función de la función Empresarial desempeñada por > el destinatario, en los que se divulguen los principios y normas > de conducta en los que se basa la actividad de la Empresa.
Cláusula 37- Eficacia del Código Ético y sanciones
La Empresa considera el cumplimiento de las normas de este Código como parte integrante y esencial de las obligaciones de sus colaboradores. El incumplimiento de las normas de comportamiento o de procedimiento del Código Ético constituye un incumplimiento de las obligaciones mencionadas, tiene consecuencias disciplinarias y puede dar lugar a un procedimiento disciplinario contra los responsables.
También podrán ser objeto de un procedimiento disciplinario los Destinatarios que formulen denuncias que contengan informaciones falsas y/o infundadas y realizadas con fines de represalia, acoso y/o picaresca o realizadas con el fin de perjudicar la imagen del presunto autor del hecho denunciado.
Podrán imponerse sanciones, proporcionadas a los respectivos incumplimientos del Código y en cumplimiento de lo dispuesto en el correspondiente Convenio Colectivo Nacional de Trabajo, con coherencia, imparcialidad y uniformidad (por ejemplo, el Destinatario podrá ser objeto de recordatorios formales, posible suspensión cautelar, etc.).
Cláusula 38 - Denuncia de irregularidades
1. Debido a la introducción de la disciplina del decreto de denuncias de irregularidades dentro del Decreto Legislativo 231/2001, la Empresa tuvo necesariamente que integrar el Modelo 231 con un sistema de gestión de las denuncias de irregularidades que protegiera la identidad del denunciante y su derecho a la confidencialidad.
2 Por lo tanto, la Empresa:
mantiene la confidencialidad de los informes recibidos en la medida > de lo posible;
garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona que > transmita al Organismo información útil para identificar > comportamientos que difieran de lo previsto por el Modelo, de los > procedimientos establecidos para su aplicación y de los > procedimientos establecidos por el sistema de control interno, sin > perjuicio de las obligaciones legales y de la protección de los > derechos de la Empresa o de las personas acusadas injustamente y/o > de mala fe;
protege al alertador de cualquier acto de represalia o > discriminación por motivos relacionados con la alerta;
aplica las sanciones apropiadas a los infractores de las medidas de > protección del agente informador y/o a quienes emitan alertas > infundadas.
Parte V
“PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN Y CONTROL DEL CÓDIGO ÉTICO".
Cláusula 39 - Establecimiento de la Organización de Supervisión
tiene la responsabilidad de expresar opiniones vinculantes sobre las > cuestiones éticas que puedan surgir en el contexto de las > decisiones Empresariales y las presuntas violaciones del Código > Ético relacionadas con él por parte de los Directivos;
debe seguir la revisión periódica del Código Ético y sus mecanismos > de aplicación también mediante la presentación de propuestas de > adaptación;
tiene la tarea de establecer y aprobar el plan de comunicación y > formación ética.
Cláusula 40 - Establecimiento de la Organización de Supervisión
Organización de Supervisión es una organización con independencia, > plena autonomía de acción y control, cuya actividad se caracteriza > por la profesionalidad y la imparcialidad, a la que se atribuye > este cargo mediante un acto deliberativo específico del Consejo de > Administración.
Los miembros del Consejo de Supervisión permanecerán en el cargo de > conformidad con el Acta de Nombramiento del Consejo de > Administración y sólo podrán ser revocados por el Consejo de > Administración por causa justificada.
Cláusula 41 - Funciones de auditoría
1 Las funciones de auditoría se asignan a la Organización de Supervisión. Esta Organización elabora el calendario de auditorías y puede delegar la ejecución de las mismas en profesionales o gestores/expertos externos. Los Directores de Área de Negocio que reciban cualquier informe, procedente de la estructura de referencia, de cualquier incumplimiento del Código Ético, informan a la Organización de Supervisión. La Organización de Supervisión tiene libre acceso a los datos, documentación e informaciones útiles para el desempeño de sus actividades.
Los Responsables de Área deberán colaborar activamente para la realización de las actividades anteriormente indicadas.
Cláusula 42 - Advertencias
Todas las partes interesadas, internas y externas, están obligadas a informar verbalmente o por escrito (con respecto a la naturaleza de la infracción) y de forma no anónima, de cualquier incumplimiento del presente Código.
Los autores internos de informes manifiestamente infundados están sujetos a sanciones disciplinarias, mientras que los autores externos de informes manifiestamente infundados están sujetos a las sanciones previstas por la legislación vigente.
La Empresa protege a los autores de las denuncias contra cualquier represalia que puedan sufrir por denunciar comportamientos incorrectos y mantiene la confidencialidad de su identidad, sin perjuicio de las obligaciones legales.
Cláusula 43 - Régimen disciplinario
La infracción de las normas del Código Ético por parte de sus destinatarios menoscaba la relación de confianza establecida con la Empresa y puede conllevar la imposición de sanciones disciplinarias, graduadas con la "gravedad de la infracción"; sin perjuicio de cualquier reclamación por daños y perjuicios.
Con respecto a los empleados, el cumplimiento de las normas del Código Ético es parte esencial de las obligaciones contractuales según y a efectos de los artículos 2104, 2105 y 2106 del Código Civil y el CCNL de categoría y contratos individuales.
El régimen sancionador se ajusta a lo dispuesto en la Ley n° 300 de > 20 de mayo de 1970, en la normativa específica del sector, en la > negociación colectiva y en la normativa vigente de la Empresa.
Los destinatarios de sanciones pueden ser:
Presidente o miembros del Consejo, consejeros, auditores;
empleados (directivos, supervisores, empleados, trabajadores > manuales);
terceros (colaboradores externos, consultores, socios, > proveedores...);
miembros de organizaciones de voluntariado.
Las faltas disciplinarias son recogidas (directa o indirectamente) por la Organización de Voluntariado, que tras las oportunas investigaciones para la comprobación de las infracciones, propondrá la aplicación de las sanciones previstas en el Modelo siguiente a la organización correspondiente que tiene la decisión final sobre la sanción a aplicar.
Parte V "DISPOSICIONES FINALES"
Cláusula 44 - Adopción del Código Ético
1. La adopción de este Código fue aprobada por el Consejo de Administración el 8 de febrero de 2022.
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